כלי המיון האפקטיביים למערכי גיוס גדולים

בשנים האחרונות חל שינוי משמעותי בצרכים של הארגונים הגדולים בעת קבלת החלטה לגבי עובדים חדשים. מערכי הגיוס מתמודדים מול מאסה של מועמדים לצד דרישה מהארגון להתייעל ולקצר תהליכים. מערכות ניהול מתוחכמות נכנסות למערך משאבי האנוש ויוצרות שפה חדשה – כמותית יותר, מדידה, דורשת אפקטיביות ועמידה ביעדים בצורה יעילה. מתוך כך, מתגבר הצורך לכלי מיון שמספקים תוצרים מהירים, חדים, הנותנים מענה מערכתי ופרקטי.

מנהל הגיוס נע בין הצורך לקבל החלטה תקפה, מדויקת המצריכה עומק ותובנה על המועמד, לבין צורך בהתייחסות כוללת על הגיוס מתוך אילוצי תקציב, ויצירת אופטימיזציה לתהליך שבבסיסו הוא מגע עם כמות גדולה של מועמדים שרק חלק קטן ממנו ייכנס בפועל לתפקיד. וכל זה בתקציב מופחת וצורך בהתייעלות.

שלוש האסכולות העיקריות הנמצאות בשימוש במערכי גיוס גדולים

קיימות שלוש מגמות במיון עובדים במערכי גיוס בהם היקפי הגיוס גדולים-החל ממרכזי הערכה שהיא הטכניקה הותיקה ביותר, דרך מבחנים פסיכולוגיים ממוחשבים שהיוו פריצת דרך בשנות ה 90, ועד כלי המיון האמפיריים והמערכתיים שנכנסו לשימוש בחמשת השנים האחרונות.

מרכזי הערכה

רציונאל הכלי: ההתנהגות בתוך קבוצה משקפת את התנהגות האדם בתפקיד. סימולציות ייעודיות יכולות לבחון התמודדות ספציפית של המועמד בתפקיד. נציגי הארגון צופים בהתנהגות והדבר מעלה את תוקף ההחלטה.

יתרונות: בפרק זמן קצר ניתן למיין קבוצה גדולה של מועמדים דרך כלי בעל רמת תוקף גבוהה יחסית, הנותן מענה לדרישות התפקיד. תוקף נראה גבוה, ושליטה של הארגון בתהליך האבחון המנהל את התהליך או שותף בו. הארגון מזהה התנהגויות שרלוונטיות במיוחד לתפקיד. המנהל יכול לראות את העובד הפוטנציאלי בהתנהגות רלוונטית ולשפוט עד כמה היא מתאימה לתפקיד ולארגון.

חסרונות: מה שהתחיל ככלי מיון אקסקלוסיבי ומעמיק, הפך לכלי המוני היוצר רגשות שליליים אצל המועמדים ומייצר 'בומרנג' תדמיתי כלפי הארגונים. כלי יקר וארוך יחסית.

מבחני כישורים ואישיות ממוחשבים - מיועדים למגוון רחב של תפקידים

רציונאל הכלי: מול תיאור תפקיד ברור ניתן לבדוק עד כמה כישוריו השכליים ואופיו של המועמד מתאימים לתפקיד. הכלי מאפשר בחינה מהימנה ותקפה של כישורים קוגניטיביים, קווי אופי והתנהגות.

המבחנים מבססים עצמם על מבחני תוקף ומהימנות נרחבים ומאפשרים קבלת החלטות מהירה.

התוצאות הינן ברורות, כמותיות, ומאפשרות למקבל ההחלטה לייצר קנה מידה ברור לכל תפקיד מבחינת קבלה/אי קבלה.

יתרונות: מבדק גנרי, מעין 'מוצר מדף', הניתן לשימוש בקלות למגוון רחב מאוד של תפקידים. המבדק נותן תוצאות ברורות לגבי כישוריו השכליים של המועמד, ונותן תמונה ראשונית מהימנה לגבי אישיותו של המועמד וקווי האופי הבולטים שלו. המבדק יותר קצר מיום אבחון מלא, ולכן חוסך בזמן ובעלויות. הגרסאות המתקדמות של כלים אלה הינן אינטרנטיות – מאפשרות למלא את המבדקים מהבית והמבדקים הינם אדפטיביים: המבדק מתאים את עצמו לרמת הנבדק ובכך חוסך זמן של 30% לערך.

חסרונות: התמונה הניתנת מהמבדק הממוחשב הינה ראשונית וכללית. קשה לקבל תמונה מדויקת על המועמד או על שאלות ספציפיות. מהווה מבחן סף, אך מתקשה לתת תשובה ברורה לגבי התאמתו של המועמד. אורך המבחן, יחסית לאלטרנטיבות המתפתחות, מתחיל להיות ארוך: בין שעה לשעתיים. תקרת זכוכית לגבי מידת התוקף, מועמדים יוצאים בתחושה של 'בחינה קשה'.

מבדקים אמפיריים היוצרים אופטימיזציה לתהליך המיון

רציונאל הכלי: הכלי מזהה האם המועמד עונה על מדדים שהארגון מגדיר: האם יתקבל לעבודה ויעבור את תהליך המיון, לאיזו יחידה ספציפית הוא מתאים, האם יצליח בעבודה, האם ינטוש ועוד. הכלי איננו כלי אבחוני אלא מייעל את מערכת הגיוס והמיון. המועמדים מתועלים לתפקידים המתאימים להם, לא מתפספסים הטובים, כמות המועמדים הרלוונטית גדלה ומופחת העיסוק בלא מתאימים.

יתרונות: הכלי מייצר אופטימיזציה - מייעל ומקצר משמעותית את תהליך המיון. הכלי מודד את עצמו מול חיסכון בפועל במדדים שהארגון מגדיר: העלאה של אחוז המתקבלים בתהליך המיון, הורדה משמעותית של אחוזי הנטישה, סיווג נכון ואפקטיבי ליחידות השונות, הגדלת היקף המכירות אצל אנשי מכירות ועוד.

 המבדק קצר במיוחד (עד 20 דקות), ידידותי למשתמש ולא יוצר רתיעה אצל המועמדים.

חסרונות: הכלי איננו כלי אבחוני – הוא לא נותן אינפורמציה על אופיו של המועמד. הכלי זקוק למסה של מועמדים בכדי להגיע לתוצאות עליהן נמדד. בכדי שהמבדק יהיה מדויק, עליו להתאים את השאלון הגנרי הקיים, לארגון הספציפי. מצריך כיול שוטף כדי להיות מותאם לאורך זמן.

מאחר והארגונים הגדולים נדרשים לכלים מהירים ופרקטיים – הדבר מגביר את הנטייה של מחלקות הגיוס להשתמש יותר ויותר בשני סוגי הכלים החדשים יחסית: מבחנים ממוחשבים ומבדקים אמפיריים.

מדובר בשתי אסכולות שונות ואף הפוכות ברציונאל שלהן

המבחנים הממוחשבים מנתחים את יכולותיו הקוגניטיביות והתפקודיות לצד נתוני אופי בולטים. מול תיאור תפקיד מפורט, המבחן מתאר את כישוריו ואופיו של האדם, ומתוך כך מנבא את הצלחתו בתפקיד. ההתבססות היא על כך שניתוח מהימן ותקף של קווי אישיות בולטים ויכולות קוגניטיביות נותנות למגייס יכולת הלטה טובה לגבי תפקודו של המועמד בתפקיד. המבחנים הממוחשבים בעלי ותק של כ 15 שנה והגיעו לנורמות על מגוון רחב של אוכלוסיות.

המבחנים הממוחשבים מספקים מפה ראשונית טובה על האדם, כשקיים קושי לייצר חדות מול שאלות ספציפיות או יצירת אינטגרציה במצבים מורכבים. וכך, המבחנים טובים בלהציג את אילו בעלי הציונים הקיצוניים לשני הצדדים – המתאימים במיוחד ואילו שהתאמתם נמוכה במיוחד.

בשיטה זו קיים פער מסוים בין קווי אופי בולטים לבין הצלחה בעבודה. תכונות אופי הן מושגים מורכבים, סובייקטיביים ולא חדים או מדידים. וככל שהמועמד פחות חד משמעי בציוניו, כך קשה יותר לקבל החלטה על סמך המבחנים שלו.

המבחנים הממוחשבים מספקים תמונה ראשונית טובה לקווי האופי הבולטים ולכישוריו הקוגניטיביים. ככל שתיאור התפקיד והבנת הדרישות יותר ברורה, כך למקבל ההחלטה יש יותר כלים לקבל החלטה נכונה. למבחנים הממוחשבים יש קושי לייצר אינטגרציה ועומק בעת קבלת החלטה מול תיאור תפקיד מורכב. לא מעט המקרים שמחלקת הגיוס צריכה להשתמש בלי מיון נוספים בכדי להגיע להחלטה ברורה.

האסכולה של המבדקים האמפיריים היא הפוכה. למשל – מבדקי הביודאטה: מבדק זה מתחיל 'מהסוף' - מאפיין את פרופיל העובד המצליח, ויוצר שאלון קצר המזהה את עד כמה המועמד קרוב לפרופיל העובד המצליח. מתוך כך, מגיע הייעוד המערכתי של הכלי. הוא מאפשר למערכת המיון לעבוד בייעול מרבי, מול מאסה של עובדים – לתעל אותם ולסווג אותם, תוך קיצור זמן משמעותי וחיסכון בעלויות. בכך, מייצר אופטימיזציה למערכת.

הביודאטה מזהה מי מהמועמדים יתקבל בפועל ומודד את עצמו על כך באופן שוטף מול מחלקת הגיוס.

למעשה מבדק כזה הוא הראשון שמודד את עצמו מול מדדים ברורים, כמותיים ואמפיריים.

מבדק כזה מאפשר למחלקת הגיוס לדעת כבר בתחילת התהליך, ותוך זמן קצר, האם המועמד ייקלט בסופו של דבר, לאיזו יחידה הוא מתאים ומה סיכוייו להצליח ע"פ מדדים שהארגון הגדיר.